Важно: Из-за пандемии COVID-19 сейчас действует амнистия на плановые проверки ИП и малого бизнеса. Мораторий продлён до 31 декабря 2021 года. Однако проверки Роспотребнадзора, наоборот, усилены. Бизнесу это грозит увеличением количества внеплановых проверок. Двух недель для подготовки к проверке не будет.
Бизнеса без проверок, увы, не бывает. Однако не так страшен чёрт, как его малюют. Успешно подготовиться и пройти проверку можно. Для этого нужно знать её механизм, тонкости и слабые места.
Кто может проверять: скорбный список
Проверки проводят надзорные органы в соответветствии Федеральным законом № 294-ФЗ от 29.12.2008 г. (ред. от 13.07.2020) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В списке проверяющих организаций:
- Федеральная служба по труду и занятости (ГИТ) — проверяет, соблюдает ли компания трудовое законодательство;
- Федеральная налоговая служба (ИФНС) — проверяет отчётность по уплате налогов и страховых взносов;
- Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) — проверяет деятельность операторов связи, соблюдение закона о СМИ и информационных технологиях;
- Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (ПФ и ФСС) — проверяет документацию и жалобы работников на начисление пенсий;
- Министерство внутренних дел — контролирует соблюдение миграционного законодательства в трудовых отношениях;
- Управление экономической безопасности и противодействия коррупции, отдел по борьбе с экономическими преступлениями (ОЭБиПК, ранее ОБЭП) — выявляет экономические и коррупционные преступления;
- Федеральный государственный пожарный надзор — контролирует выполнение противопожарных мероприятий.
Это далеко не полный перечень контролирующих органов. Есть еще много организаций с надзорными функциями. Например, Прокуратура РФ, Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору (Россельхознадзор), Центральный банк РФ, военные комиссариаты, учреждения службы занятости, Федеральная таможенная служба (ФТС), Федеральная служба безопасности (ФСБ), Министерство транспорта РФ.
Лучший способ обезопасить себя от штрафов и санкций — заблаговременно подготовиться к проверке. Трудность в том, что система государственных проверок довольно запутана и не всегда понятна предпринимателям.
Проверки бывают плановыми и внеплановыми.
Органы государственного и муниципального контроля ежегодно разрабатывают список плановых проверок.
Задача компании — заранее отследить внесение себя в список и постоянно держать руку на пульсе. Каждая контролирующая организация размещает план проверок на следующий год на своём официальном сайте 20 декабря текущего года. Секрета в том, кого будут проверять, нет.
На основании этих планов Генеральная прокуратура формирует Ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его уже на своём сайте до 31 декабря текущего календарного года. И это даёт вам возможность готовиться к проверке заранее.
БОЛЬШОЕ ДЕЛО готово провести аудит деятельности вашей компании, найти ошибки и исправить их.
По умолчанию компании проверяют 1 раз в 3 года, но некоторых проверяют чаще
Это касается сферы здравоохранения, образования, электроэнергетики, теплоснабжения, повышения энергетической эффективности, социальной сферы. А также других юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют лицензируемую деятельность. Их планово могут проверить не менее 2-х раз в 3 года. Компании, специализирующиеся, например, на взрывотехнике, надзорные органы имеют право инспектировать ежегодно.
О проведении плановой проверки предупреждают за 2 недели
Не позднее чем за 3 рабочих дня до начала проверки в адрес проверяемого приходит копия приказа или распоряжения руководителя проверяющей организации с указанием должностных лиц, которые будут выполнять проверку. Уведомление отправляется заказным письмом по почте или электронным сообщением с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Не хотите отстаивать свои права, чтобы не разозлить проверяющих? А очень зря
Не нужно бояться указывать проверяющим на их права и обязанности. Не следует молчать, если они выходят за рамки своих полномочий. Откажитесь от мысли задобрить или «навести мосты». Лучше отстаивать свои интересы с самого начала. Проверяющий обязан найти нарушения, иначе возникнут сомнения в его профпригодности. Поэтому доброта и покладистость предпринимателя не принесёт ему ничего хорошего.
Правило №1. Очень внимательно посмотрите приказ, проверочный лист и удостоверения проверяющих
Случается так, что в назначенный день проводить проверку являются проверяющие, которые не указаны в ранее присланной копии приказа или распоряжения, проверочном листе.
В документах должны быть указаны те же самые проверяющие, которые реально пришли (чтобы понять, кто пришёл, смотрим удостоверения проверяющих). Если что-то не так — провожаем инспекторов на выход.
БОЛЬШОЕ ДЕЛО поможет вам подготовиться к проверке заранее и встретит проверяющих в офисе вашей компании вместе с вами. Нам досконально известно, как контролирующие органы оформляют приказы и проверочные листы, поэтому мы сможем их проверить на входе. А затем выпроводить представителей контролирующего органа, если у них что-то оформлено не так.
Правило № 2. Ни в коем случае не выполняйте требования из разряда «принесите мне всё»
В проверочных листах содержатся перечни вопросов и документов, которые требуются для проверки. Формы проверочных листов утверждены заранее и опубликованы на официальных сайтах проверяющих организаций.
Инспекторы имеют право смотреть только то, что указано в проверочном листе.
БОЛЬШОЕ ДЕЛО готово сопровождать проверку на вашей стороне и контролировать, чтобы проверяющие держались в рамках закон и своих полномочий. Мы не дадим им выйти за рамки своих прав и обязанностей.
Правило №3. Давайте проверяющему документы у себя в кабинете. Нет необходимости позволять инспектору разгуливать по офису фирмы
Дайте указание должностному лицу, которое отвечает за проверку. Сотрудник в установленное время принесёт документы в кабинет. Необходимо по максимуму ограничить хождение проверяющих по офису. Например, им совершенно нечего делать в архиве.
Есть такие проверки, когда проверяющие обязаны передвигаться по офису, например, проверяя запасные выходы или огнетушители. Однако при документарной проверке это делать совсем необязательно.
Лайфхак: можно устранить некоторые недостатки прямо во время проверки или до неё
Недочёты, которые сотрудники компании устраняют по ходу проверки, считаются исправленными. Назначьте собственную проверку ещё до того как нагрянули проверяющие (в идеале надо сделать именно так). По её итогам исправьте недостатки, накажите виновных, оштрафуйте! Потом, после того как всё уляжется, можете им выписать премию. А инспекторам покажите результат проделанной работы.
Теперь поговорим о внеплановых проверках.
О проведении внеплановой проверки предупреждают не менее чем за 24 часа
Есть случаи, когда проверяющие не уведомляют о внеплановой проверке. Эти случаи закреплены законодательно. Внеплановая проверка проводится в форме выездной или документарной. Например, в случае травмы сотрудника или при выявлении у него КОВИД.
БОЛЬШОЕ ДЕЛО готово выехать к вам, как только вы получили уведомление, помочь подготовиться к проверке и защитить ваши интересы.
Лайфхак: документарную проверку можно затянуть законным способом
Для этого вовсе не нужно отказываться совсем предоставлять документы. Следует только попросить дополнительно несколько дней на их доставку. Мы знаем как работает внутренний механизм контролирующих органов и умеем правильно подготовить ответ на запрос проверяющих. В итоге вы выиграете время. А у проверяющих для досконального изучения материалов его практически не не будет. Останется только вынести отказной материал.
Назначать внеплановую проверку из-за анонимки нельзя
Если есть сомнения в авторстве жалобы, контролирующий орган обязан сделать всё возможное, чтобы установить заявителя. Для этого проводят предварительную проверку. Проверяющая организация:
- запрашивает дополнительные сведения и материалы у заявителей;
- рассматривает документы юридического лица, ИП, которые есть в её распоряжении;
- проводит контрольные мероприятия без привлечения проверяемого лица; запрашивает у проверяемого лица пояснения в рамках полученного заявления.
Что не имеют право делать проверяющие во время плановых и внеплановых проверок
Проверять то, что выходит за рамки их полномочий или не зафиксировано в законодательстве. Например, проверяющий не может проводить проверку, если отсутствует руководитель компании или ответственное за проверку лицо. А также отбирать образцы продукции или пробы без фиксации в протоколе.
Выводы
Будьте в курсе графиков плановых проверок. Надзорные органы выкладывают их на своих сайтах. Сводный план есть на сайте Генпрокуратуры.
Готовьтесь к проверке заблаговременно. Проведите собственный аудит и устраните недостатки самостоятельно ещё до приезда проверяющих.
Внимательно проверьте удостоверения личности проверяющих. Контролируйте правильность заполнения документов, с которыми явились инспекторы. По возможности ограничьте их «прогулки» по офису.
Обратитесь за помощью к специалистам “БОЛЬШОГО ДЕЛА”. Мы знаем как подготовиться к проверке, законными способами выиграть время, предоставляя документы на проверку и получить положительный результат.
Записаться на консультацию можно, позвонив по телефону в офис или отправив сообщение на нашем сайте.
Адрес офиса: Калуга, ул. Рылеева, 19
Телефон: 8 (800) 222-57-05
