Удалённая работа: правильно оформляем перевод на дистанционку, организовываем коммуникацию и избегаем ошибок

Но при этом появляются проблемы, которых не было, когда работники трудились из офиса.

• Как эффективно коммуницировать с работником?
• Как контролировать, что он делает и делает ли?
• Как организовать юридически значимую переписку?
• Как уволить работника, если он «косячит», ничего не делает или вообще пропадает из эфира?

Перевести сотрудников на удалённую работу просто. А вот выстроить эту работу так, чтобы все не развалилось — вот это задачка.

У «БОЛЬШОГО ДЕЛА» уже есть опыт организации удалённой работы сотрудников. Поэтому статья, которую вы читаете — не пересказ каких-то идей, а самые живые рекомендации из собственного опыта.

Как юридически грамотно перевести работника на удалёнку? Когда можно сделать это в приказном порядке и уволить работника, если он отказывается работать дистанционно?

Рассматриваем вариант, когда работник оформлен как положено, то есть по трудовому договору.

Когда вы можете «приказать» работникам уйти из офиса, начать работать удалённо и уволить за отказ? Когда ваша компания меняет алгоритм, механизм работы. Например, теперь все продаваны теперь работают из дома.

• Вы вносите изменения в Устав;
• издаете приказ;
• знакомите с приказом работников;
• предлагаете заключить доп.соглашение к договору, в котором прописано, что работники работают удалённо.

А что, если они не хотят так работать, хотят из офиса? Тогда вы обязаны предложить работнику какую-то альтернативную должность. Перед работником встанет вопрос: или согласиться на работу удалённо, или работать на альтернативной должности за меньшую оплату, или увольняться.

А если вам просто не нравится какой-то работник, и вы хотите убрать его с глаз долой из офиса, но система работы компании при этом не меняется? Вы можете предложить работнику работать из дома (опять же заключив доп.соглашение к договору). Но в этом случае работника нельзя уволить, если он откажется от перехода на удалёнку. Если же работник согласен, то лучше подстраховаться: предложите работнику написать заявление о том, что он сам хочет уйти на удалённую работу. И вы «по просьбам трудящихся» его на неё переводите. Полное классовое взаимопонимание.

Итак, в любом случае оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Важно, чтобы оно максимально вас защищало.

Что указывать в дополнительном соглашении к договору, чтобы максимально защитить себя?

Обязательно:

Это хитрость от «БОЛЬШОГО ДЕЛА»: если вы пропишете в договоре, что работник обязан работать из квартиры, то это его дисциплинирует. Прописывайте место работы не для того, чтобы ловить работника за руку, когда он работает не дома, а чтобы он ответственнее относился к работе.

Отчёты — это очень важно, и не только для контроля проделанной работы. К этому моменту мы ещё вернёмся ниже. Отчёты могут быть двух типов: в обязательном порядке и по требованию. Если отчёт в обязательном порядке, то работник обязан представить отчёт, независимо от того, требуете ли вы его или нет. Если отчёты по требованию, то работник может не предоставлять отчёт без вашего требования. Вы не потребовали отчёт — работник его не представил.

Как организовать коммуникацию?

Когда вы в офисе и работник в офисе, с коммуникацией нет никаких проблем. А когда он работает удалённо?

Пропишите в доп.соглашении к договору, с какой электронной почты/WhatsApp/Telegram вы общаетесь. WhatsApp и Telegram пропишите в виде номера телефона.

Электронная почта хотя бы паролем защищена. Если вы переписываетесь с почты, работник не сможет заявить, что кто-то влез в его почту и стёр все письма от руководителя.

От правильной организации коммуникации многое зависит. Но увы, есть такие работники, которые могут хорошо работать, только когда за ними стоит начальник с кнутом из офиса. Если им в спину не устремлён взгляд Всевидящего Ока, работать они не будут. Таких, к счастью, немного, но они есть.

С ними придётся прощаться.

Как уволить работника на дистанционке? Несколько работающих оснований для увольнения, с которыми соглашаются суды

Увольнять работников в России вообще сложно. Точнее — сложно увольнять так, чтобы это не вышло вам боком, если работник пойдёт в суд.

Но есть и хорошие новости: судебная практика уже более-менее определилась, за что можно увольнять работников на удалёнке.

Уволить можно, если работник не предоставляет отчёты о проделанной работе. Помните, мы писали, что отчёты — это важно? Вот-вот. Почему отчёты так важны? Потому что при удалённой работе отчёт — это единственный способ компании понять, чем занимаются её работники, что они сделали, какие возникли проблемы и т.д.

Так одна компания уволила директора филиала. Он неоднократно нарушал сроки сдачи отчётов. Были составлены соответствующие Акты, и директор был уволен (Апелляционное определение Тюменского областного суда от 22.07.2019 по делу № 33–3612/2019).

Уволить можно, если работник неоднократно не выполняет письменные распоряжения руководителя. Например, есть график работы, согласно которому сотрудник должен выполнить такую-то работу к такому-то времени. Если работник неоднократно этого не делает, его можно уволить.

Причём письменным распоряжением считается даже сообщение на эл.почту, в WhatsApp или Telegram, конечно, если эти каналы коммуникации прописаны в дополнительном соглашении к договору.

Уволить можно, если работник неэффективен. Например, не выполняет план продаж. Это скользкий аспект, и нужно сделать все грамотно.

Для увольнения нужно, чтобы:

• сотрудник несколько раз подряд не выполнил план продаж;
• была сформирована комиссия, которая признает деятельность работника неэффективной;
• а главное, надо, чтобы комиссия (про которую мы писали в этой статье) установила, что работник не выполняет план потому, что нарушает должностные инструкции. Вот в чём дело: в нарушении инструкций. Найти нарушения — задача комиссии. Что это могут быть за нарушения? Не перезванивает потенциальному клиенту в установленный срок, не пересылает клиентам материалы и т.д. Пример: Апелляционное определение Мосгорсуда от 24.05.2017 по делу № 33–19873/2017.

Но учтите, обязанность выполнять план продаж должна быть прописана в трудовом договоре, а не в должностной инструкции. Например, в деле №33–7310/2017 (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017) работницу уволили потому, что она не выполняла план продаж, но в ТД не было прописано обязанности его выполнять. Она была прописана в должностной инструкции, но инструкция — не часть трудового договора. Значит, нарушений трудового договора не было и увольнять работницу не было никакого основания.

И конечно, нельзя уволить за неэффективную работу, если ни в каких документах не прописано, какую работу считать эффективной (Апелляционное определение Саратовского областного суда от 02.08.2018 по делу № 33–5795).

Можно уволить, если работник вносит недостоверные сведения в CRM-систему работодателя. Короче говоря, врёт.

Так было в деле № 2–307/2019 (Решение Муромского городского суда Владимирской области от 07.02.2019). Сотрудник должен был посещать аптеки, но не делал этого, хотя метки в геолокации ставил. Как компания поймала его на лжи?

• Письменно опросила врачей и фармацевтов в аптеках, которые написали, что такой работник к ним не приходил;
• руководитель написал начальнику служебную записку о предоставлении недостоверной информации;
• у работника взяли объяснение (ничего не поделаешь, закон требует) и уволили его [зловещий хохот].

Выводы о дистанционной работе

Если ваша компания меняет алгоритм, механизм работы, то вы можете отправить работников трудиться дистанционно в приказном порядке. Если кто-то из работников возражает, вы можете его уволить (после того, как предложите ему другую работу в офисе).

Если же вы хотите отправить работать удалёно не весь отдел, а какого-то конкретного работника, то за отказ перейти на удалёнку вы ничего ему сделать не можете.

Очень важно правильно оформить перевод работников на дистанционную работу и, что ещё важнее, правильно оформить коммуникацию между вами (работодателем) и работником.

Уволить работника, находящегося на удалённой работе, не так сложно, как может показаться. Уже есть судебная практика, на которую можно ориентироваться при увольнении работников, находящийся на дистанционной работе.

Юридическая компания БОЛЬШОЕ ДЕЛО